BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Salah satu bentuk komunikasi adalah laporan tertulis. Tiap bagian / departemen perlu melaporkan segala aktifitasnya pada manajemen agar dapat tercipta kecepatan arus informasi untuk memudahkan pengambilan keputusan. Laporan digunakan sebagai dasar perencanaan, pengendalian, pengaturan tugas, menggerakkan sumber daya, pengambilan keputusan. Laporan juga biasanya diperlukan sebagai tahap terakhir dari suatu penelitian. Setelah melakukan berbagai riset, tentunya hasil yang diperoleh harus dilaporkan secara tertulis. Dari laporan tersebutlah dapat diketahui berhasil atau gagalnya suatu pekerjaan.
Tentunya laporan memiliki cara-cara khusus dalam penulisannya. Berbeda dengan penulisan suatu makalah, karya ilmiah, cerpen, prosa, atau tulisan esai lainnya. Pembuatan suatu laporan tidak boleh seperti membuat suatu karangan bebas karena laporan berpacu pada pekerjaan yang sebelumnya dilakukan, dari awal pekerjaan sampai hasilnya. Laporan berisi hal-hal yang bersifat melaporkan suatu keadaan sehingga menjadi bukti yang kuat dalam pengambilan keputusan selanjutnya.
Mengingat pentingnya pembuatan suatu laporan dalam berbagai hal di kehidupan, oleh karena itu makalah ini akan membahas tentang laporan serta bagaimana langkah-langkah yang tepat dalam membuat suatu laporan yang baik dan efisien.
2. Rumusan Masalah
1. Bagaimana definisi laporan serta apa saja ragam laporan?
2. Apa fungsi-fungsi pembuatan sebuah laporan?
3. Bagaimana langkah-langkah yang efektif dalam menulis laporan?
3. Tujuan
1. Untuk mengetahui definisi laporan serta ragam-ragam laporan.
2. Memahami pentingnya pembuatan suatu laporan.
3. Menambah pengetahuan tentang cara penulisan laporan agar lebih terampil dan efektif.
4. Manfaat
Manfaat makalah ini, agar pembaca dapat mengerti serta memahami bagaimana cara menulis sebuah laporan yang baik dan efektif dengan langkah-langkah khusus. Sehingga pembaca dapat dengan baik mengaplikasikan ilmu ini dalam kehidupan sehari-harinya.
BAB II
PEMBAHASAN
1. Pengertian dan Ragam Laporan
Untuk mempelajari secara dalam tentang pembuatan sebuah laporan, kita harus memahami terlebih dahulu pengertian dari laporan itu sendiri. Laporan ialah sebuah karya tulis ilmiah yang dibuat oleh seseorang atau sekelompok orang yang berhubungan secara struktural atau kedinasan setelah melaksanakan tugas yang diberikan. Laporan dibuat sebagai bukti pertanggung jawaban bawahan/petugas atau tim/panitia kepada atasannya atas pelaksanaan tugas yang diberikan. Laporan harus memuat data yang tepat dan benar serta objektif dan sistematis sehingga dapat dijadikan ukuran untuk membuat pertimbangan dan keputusan. Laporan juga merupakan alat penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain serta merupakan fakta, data dan informasi. Dimana informasi yang disajikan dalam sebuah laporan merupakan data yang diproses dalam bentuk yang berarti bagi penerimanya, berita yang mengurangi ketidakpastian, dan merupakan berita yang menambah pengetahuan. Selain itu, dapat dikatakan pula bahwa suatu laporan normalnya adalah produk (hasil) akhir dari sebuah percobaan, kerja lapangan, proyek penelitian, atau riset/penyelidikan. Suatu laporan seharusnya memberikan perhitungan dan hasil kegiatan atau tugas-tugas yang terkait.
Seperti yang sebelumnya dijelaskan, dapat diperolah bahwa penulisan sebuah laporan tentunya memiliki banyak fungsi. Yaitu diantaranya merupakan alat penyampaian informasi, menjadi bahan pengambilan keputusan, sebagai alat pertanggung jawaban dan sebagai alat pengawasan. Sebagai alat komunikasi dan informasi , isi laporan harus singkat, jelas dan lengkap. Dengan demikian semua pihak yang terlibat dapat memanfaatkan laporan tersebut secara optimal.
Menurut Gorys Keraf (2001 287-790), beberapa ragam laporan, yakni sebagai berikut:
- Laporan Berbentuk Formulir Isian
Laporan ini biasanya telah disiapkan blangko daftar isian yang diarahkan kepada tujuan yang akan dicapai.
- Laporan Berbentuk Surat
Laporan dengan bentuk surat prinsipnya sama dengan surat biasa. Perbedaannya terletak pada isi dan panjang surat. Surat berisi laporan biasanya isinya lebih panjang dan lengkap.
- Laporan Berbentuk Memorandum
Laporan berbentuk memo atau catatan pendek lebih singkat dibandingkan dengan surat. Laporan ini sering digunakan dalam lingkungan organisasi/ lembaga atau antara atasan dan bawahan dalam suatu hubungan kerja.
- Laporan Perkembangan dan Laporan Keadaan
Laporan Perkembangan adalah laporan yang bertujuan untuk rnenyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan. Adapun laporan keadaan adalah laporan yang bertujuan menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.
- Laporan Berkala
Laporan berkala dibuat secara rutin (harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Misalnya, laporan keuangan, produksi, atau peningkatan prestasi.
- Laporan Laboratoris / Hasil Penelitian
Salah satu tujuan laboratoris adalah menyampaikan hasil dari percobaan atau penelitian yang dilakukan di laboratorium.
- Laporan Formal dan Semi-Formal
Laporan formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu atau sistematika baku sebuah laporan ilmiah. Jika salah satu bagian dari sistematika tersebut tidak ada, laporan tersebut menjadi semiformal.
2. Langkah-langkah Penulisan Laporan
Dalam menulis sebuah laporan, tentunya memiliki langkah-langkah khusus agar laporan tersebut lebih sistematis dan efektif. Langkah-langkah penulisan sebuah laporan adalah sebagai berikut :
1. Mempersiapkan laporan dan menetapkan tujuan laporan
Pembuat laporan harus tahu, untuk apa laporan dibuat dan siapa yang akan membaca laporan tersebut.
2. Menentukan Bahan Laporan
Bahan-bahan laporan yang dapat digunakan adalah:
1. surat-surat keputusan
2. notulen hasil rapat
3. buku-buku pedoman
4. hasil kegiatan
5. hasil penelitian
6. hasil diskusi
3. Menentukan cara penngumpulan data
Cara pengumpulan data yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut.
1. Membuat petunjuk pelaksanaan bagi peneliti yang menjelaskan sasaran dan penyesuaian kegiatan
2. Melakukan wawancara
3. Mengumpulkan dokumen pelaksanaan kegiatan
4. Penyusunan daftar pengecekkan untuk melihat data yang ada dan yang tidak ada
4. Mengevaluasi Data
Data yang telah dikumpulkan dievaluasi untuk dibuat suatu simpulan. Selain itu menentukan struktur laporan, yaitu seleksi data, pengelompokan topik bahasan.
5. Membuat Kerangka Laporan
Kerangka laporan dibuat sesuai dengan sistematika laporan.
6. Menulis dan menyajikan, dengan bahasa yang dimengerti pembaca.
7. Menyempurnakan atau menyunting kembali laporan yang telah dibuat dengan cara diperiksa, dan dibaca ulang.
3. Menulis Laporan
Menulis sebuah laporan merupakan sebuah pekerjaan dengan tantangan yang khas, sebagian dikarenakan harapan kita ketika membaca sebuah laporan kegiatan ilmiah sangat berbeda dengan ketika kita membaca jenis naskah lainnya. Pada saat membaca sebuah laporan kegiatan ilmiah orang biasanya memusatkan perhatian untuk mendapatkan poin-poin penting dengan membaca abstrak/ringkasan, gambar, atau paragraf awal dalam bab pembahasan. Perhatian terhadap teks selebihnya baru diberikan ketika seseorang akan mengulang percobaan, mengumpulkan informasi untuk tinjauan pustaka, atau mengevaluasi kekurangan dalam metoda yang digunakan atau interpretasi hasilnya. Sebuah laporan kegiatan ilmiah hendaknya ditulis dengan sejelas dan setepat mungkin. Selain itu laporan kegiatan ilmiah harus mengacu pada sejumlah informasi penting tentang pelaksanaan penelitian. Data harus diringkas dalam beberapa cara: dengan menggunakan tabel, gambar, dan teks hasil (yang mungkin juga memuat analisis statistik).
Dalam penulisan sebuah laporan, diperlukan langkah-langkah khusus agar laporan tersebut lebih baik dan efektif. Seperti yang terdapat dalam penjelasan sebelumnya, bahwa menulis laporan dimulai dari penentuan tujuan laporan sampai menyunting kembali laporan tersebut yang kemudian disajikan. Selain itu, agar laporan lebih sistematis kita harus memahami sistematika laporan. Sistematika sebuah laporan adalah sebagai berikut :
1. Halaman Judul
2. Kata Pengantar
3. Daftar isi
4. Bab. I Pendahuluan
a. Landasan teori
b. Rumusan Masalah
c. Tujuan pekerjaan
5. Bab II Teori Ringkas
6. Bab III Metodelogi Percobaan
a. Waktu dan tempat percobaan
b. Alat dan bahan yang digunakan
c. Prosedur kerja singkat
7. Bab IV Pembahasan
Pembahasan kegiatan
6. Bab V Kesimpulan dan saran
7. Daftar Pustaka
8. Lampiran-lampiran
Lampiran memuat dokumentasi atau keterangan-keterangan lainnya
Sistematika tersebut biasa digunakan dalam pembuatan laporan suatu karya ilmiah. Tetapi pada umunya komponen utama suatu laporan hanyalah sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada pendahuluan, menjelaskan atau menyampaikan latar belakang dan pengetahuan dasar (informasi) secara umum yang dengan itu berguna dan mudah bagi pembaca untuk membaca bagian pokok dari laporan tersebut. Secara umum, pendahuluan laporan harus mencakup :
- Menjelaskan latar belakang yang sesuai dari apa-apa yang dipaparkan.
- Menyatukan masalah-masalah atau problem-problem dan pertanyaan-pertanyaan yang diteliti dan dilakukan.
- Memaparkan atau menggambarkan pentingnya hal yang dilakukan.
2. Metode-metode
Bagian ini, memberikan gambaran yang menyeluruh prosedur / urutan langkah-langkah yang telah digunakan. Dalam hal ini, harus:
- Memberikan secara rinci bahan atau pokok-pokok bahasan, perlengkapan, dan atau peralatan yang digunakan
- Memaparkan atau menggambarkan masing-masing langkah yang diambil dalam melakukan pekerjaan/tugas tersebut.
3. Hasil
Dalam bagian hasil, disajikan atau dijelaskan secara rinci temuan-temuan yang didapat dengan problem (masalah) dan persoalan yang harus diteliti. Ketepatan dan kejelasan/kejujuran adalah faktor utama, walaupun nantinya didapatkan hasil yang tidak diharapkan, harus dilaporkan juga. Melalui bagian ini, kita perlu untuk:
- Memaparkan pengamatan dan hasil temuan anda secara masuk akal/dirinci sehingga dapat di mengerti.
- Menarik perhatian pembaca, dengan menunjukkan sesuatu yang luar biasa dari tulisan tersebut.
4. Pembahasan atau Diskusi
Dalam bagian pembahasan/diskusi, kita mengkaitkan hal-hal pokok dari informasi yang anda sajikan dan upaya memecahkan masalah-masalah atau jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang dimasalahkan. Untuk mencapai ini, kita harus:
- Menginterprestasikan hasil-hasil dalam kaitannya dengan pertanyaan-pertanyaan atau masalah-masalah yang dipelajari dan kesulitan-kesulitan yang dialami
- Tanggapan/pendapat atas kesesuaian dan keabsahan dari metode-metode yang digunakan terhadap hasil yang dicapai dan kesulitan-kesulitan yang ditemukan selama proses penulisan.
- Membahas bagaimana dapat diterapkan suatu persaman persepsi/pandangan dari berbagai sumber dapat diperoleh.
5. Kesimpulan
Bagian kesimpulan dari laporan harus menyakinkan pembaca bahwa kegiatan yang dipaparkan dalam laporan telah lengkap sebagaimana mestinya dan diketahui apa yang telah dicapai tugas yang dilaporkan dan apa langkah berikutnya yang harus dipilih. Pada kesimpulan laporan, kita boleh:
- Meringkas pengamatan dan temuan-temuan utama.
- Menyimpulkan prestasi yang telah dibuat dan perbedaan yang ditemui; dan
- Memberikan saran dan pendapat untuk penelitian lebih lanjut dalam kaitan/ berhubungan dengan pekerjaan Anda.
Selain menerapkan laporan secara sistematis, secara umum laporan yang baik juga harus mencakup:
- Memberikan laporan secara tepat dan jelas apa yang telah, hingga laporan tersebut selesai disusun.
- Merefleksikan keefektifan dan keefisiensian keterampilan yang Anda gunakan untuk menjadikan pekerjaan / tugas lengkap.
- Menyajikan informasi dalam urutan yang dapat diterima atau masuk akal (logis).
- Ditulis dengan gaya yang jelas.
- Ditulis dalam bahasa yang benar dan tepat.
- Mencantumkan semua sumber informasi (referensi) secara proporsional / sesuai dengan kebutuhan.
4. Menyunting Laporan
Setelah selesai menyusun draf laporan, laporan akan dinilai / dikomentari dari segi:
1. Kesesuaian informasi dengan objek/hal yang dilaporkan.
2. Kelengkapan rincian (detail informasi) yang seharusnya dilaporkan.
3. Penggunaan kalimat.
4. Penggunaan kata baku.
5. Ketepatan penggunaan tanda baca/ejaan.
Hasil komentar itu akan membantu untuk melakukan penyuntingan laporan sehingga laporan lebih baik lagi.
5. Menyempurnakan laporan berdasarkan suntingan
Setelah laporan dikoreksi, dibaca, dan disunting kembali, laporan harus disempurnakan berdasarkan suntingan. Dimana letak kesalahan atau kekeliruan dalam penulisan laporan, diperbaiki. Sehingga laporan lebih sempurna dan meminimalkan kesalahan yang terdapat dalam laporan tersebut.
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
Dari pemaparan-pemaparan diatas, dapat disimpulkan bahwa Laporan adalah segala sesuatu hal yang dilaporkan. Dalam laporan, penulis laporan hanya menyampaikan hal-hal yang esensial (intisari), hal-hal yang pokok yang berkaitan dengan tugasnya, sehingga orang yang menerima laporan itu segera merrgetahui masalahnya atau hasilnya. Penulis laporan harus menyadari dan berusaha agar apa yang disampaikan itu merupakan hal-hal yang penting, bukan mengenai pengalaman-pengalaman pribadi, atau hal-hal yang kurang penting jika dibandingkan dengan masalah yang dihadapi. Laporan dapat berupa berita atau kabar yang disampaikan secara lisan atau tertulis. Dimana penulisan sebuah laporan harus memuat data yang tepat dan benar serta objektif dan sistematis. Ragam-ragam laporan yaitu laporan berbentuk formulir isian, laporan berbentuk surat, laporan berbentuk memorandum, laporan perkembangan dan laporan keadaan, laporan berkala, laporan laboratoris / hasil penelitian, laporan formal dan semi-formal.
Fungsi sebuah laporan yaitu merupakan alat penyampaian informasi. Menjadi bahan pengambilan keputusan. Sebagai alat pertanggung jawaban. Sebagai alat pengawasan, dan masih banyak fungsi-fungsi dari pembuatan sebuah laporan.
Dalam penulisan sebuah laporan, diperlukan langkah-langkah khusus agar laporan tersebut lebih baik dan efektif. Secara singkat yaitu dimulai dari penentuan tujuan, menentukan bahan laporan, menentukan cara pengumpulan data, kemudian mengevaluasi data, membuat kerangka laporan, menulis dan menyajikan laporan, serta menyempurnakan atau menyunting kembali laporan tersebut.
2. Saran
Saran kepada pembaca, agar dapat lebih baik terarah dan efisien dalam menulis sebuah laporan setelah membaca makalah ini. Serta berlatih untuk lebih terampil dalam menlis sebuah laporan.
DAFTAR PUSTAKA
Akademi Teknik Soroako. 2010. Teknik Penulisan Laporan . 5 Maret 2010.
Anonim A. 2010. Menulis Laporan & catid. http:// 3dgue.com/ index. php?option= com_content &view = article&id=48:menulis-laporan&catid=36:bahasa-indonesia& Itemid=58 . 5 Maret 2010.
Anonim B. 2010. Penulisan Laporan. http://ferrydjajaprana.multiply.com/reviews/item/16 5 Maret 2010.
Tesis. 2009. Menulis-laporan. http://tesis08.blogspot.com/2008/11/menulis-laporan.html . 5 Maret 2010.
